Orientação OGE à Rede de Ouvidorias e Transparência do ERJ n.° 02/2024 – Acesso ao Sistema OuvERJ e ‘Termo de Confidencialidade’
Considerando as disposições previstas na Resolução CGE n.º 244/2023 que estabelece normas e procedimentos para o cadastro e a utilização do OuvERJ e na Instrução Normativa OGE n.º 002/2024 que dispõe sobre o acesso ao OuvERJ, sistema adotado pela Rede de Ouvidorias e Transparência do ERJ, temos a ORIENTAR:
O servidor ou a servidora indicado(a) para o desempenho das funções de ouvidoria e transparência, como Titular da Unidade de Ouvidoria Setorial – UOS constituinte da estrutura organizacional do órgão ou entidade integrante do Poder Executivo Estadual, terá como rito formal o cumprimento das instruções previstas no artigo 3º do Decreto Estadual n.°46.873/2019, conforme o caput do artigo 4º da Resolução CGE n.º 244/2023.
Para tanto deverá ser formalizado processo instaurado no SEI, o qual tratará da referida indicação e deverão ser inclusos:
- o curriculum;
- a Declaração assinada (inexistência de sanções administrativas, civis ou penais, em razão do exercício de função pública);
- o Termo de Compromisso Ético;
- o Termo de Confidencialidade (operacionalização do sistema OuvERJ);
- a informação da motivação da exoneração do (a) ocupante anterior do cargo;
- a cópia do Diploma de Graduação (frente e verso);
- o Ato de Nomeação ou Designação (caso já tenha sido nomeado (a) ou designado (a) ).
O processo contendo a indicação de servidor (a) para atuar como Titular de UOS da respectiva instituição deverá ser encaminhado à Controladoria Geral do Estado - CGE/RJ, pela gestão do órgão ou da entidade, em cumprimento ao previsto no aludido Decreto.
Informamos, ainda, da necessidade de que as respectivas Equipes e Gestores que operem no sistema OuvERJ de apresentar o documento ‘Termo de Confidencialidade’ à Controladoria Geral do Estado – CGE, por intermédio de processo formalizado no Sistema Eletrônico de Informações do Rio de Janeiro (SEI-RJ), remetido à CGE pela gestão do órgão ou entidade, em conformidade com o artigo 12 da Instrução Normativa OGE n.º 002/2024. Como boa prática, indicamos que deva ser utilizado um único processo SEI no Órgão contendo o envio dos termos dos servidores que venham a operar o sistema.
Complementando, o acesso ao Sistema OuvERJ será concedido às Equipes das UOS instituídas nos órgãos e entidades, mediante a solicitação formalizada, em processo instaurado no SEI, encaminhado pela gestão da instituição à CGE, de acordo com o artigo 5º da Resolução CGE n.º 244/2023 e deverão estar inclusos:
- o nome completo do (a) servidor (a);
- o número do CPF do (a) servidor (a);
- ID;
- nome do órgão ou entidade;
- e-mail institucional do servidor;
- telefone e endereço do Órgão ou Entidade.
- a informação do ‘perfil’ do usuário, a ser cadastrado;
- o documento ‘Termo de Confidencialidade’.
Caso ocorra a exoneração do Titular da UOS e/ou desligamento dos servidores que utilizam o Sistema OuvERJ, a OGE deverá ser comunicada formalmente pela gestão do órgão ou entidade, para que possamos processar o bloqueio de acesso ao sistema, em conformidade com o artigo 11 da Instrução Normativa OGE n.º 002/2024.
Do mesmo modo, as solicitações de exclusão ou alteração de cadastro de Usuários internos no sistema OuvERJ também serão encaminhadas à CGE, mediante processo formalizado no sistema SEI pela gestão da instituição.
Reforçamos a sugestão de um único processo SEI para envio dos ‘Termos de Confidencialidade’, cadastro e alterações no acesso ao OuvERJ no órgão/entidade.
